Conservazione digitale delle fatture: responsabile, durata e servizi disponibili

Ogni impresa e ogni professionista titolare di partita IVA che emette fatture elettroniche deve occuparsi della loro conservazione a norma. È un adempimento distinto dall'invio tramite Sistema di Interscambio e spesso viene confuso con il semplice salvataggio dei file su un computer o su un cloud: un errore che può avere conseguenze in caso di controllo.

Archiviazione e conservazione a norma: non è la stessa cosa

Salvare i file XML delle fatture in una cartella non equivale a conservarli a norma di legge. Come chiarisce l'Agenzia delle Entrate, la conservazione a norma non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell'Amministrazione Digitale). Il vantaggio pratico di questo processo è concreto: si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, di poter recuperare in qualsiasi momento l'originale della fattura stessa, insieme agli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione.

Il ruolo del responsabile della conservazione

All'interno del processo interviene una figura specifica, il responsabile della conservazione, che secondo le Linee guida AgID è una figura obbligatoria che definisce le politiche di conservazione e redige il Manuale di Conservazione. Se l'azienda affida il servizio a un conservatore esterno, va tenuto presente che in caso di affidamento del servizio di conservazione in outsourcing, il ruolo di responsabile della conservazione può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica interna al Soggetto produttore.

Servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate o conservatore privato

Le imprese hanno due strade. La prima è affidarsi a un conservatore accreditato: il processo di conservazione a norma è solitamente offerto da operatori privati certificati, facilmente reperibili online. La seconda è aderire al servizio pubblico: ai sensi del D.Lgs. 127/2015 l'Agenzia delle Entrate offre gratuitamente un servizio di conservazione delle fatture elettroniche, ai soggetti IVA che decidono, autonomamente di aderire. Per attivarlo occorre entrare nel portale "Fatture e Corrispettivi": selezionando il link "Fatturazione elettronica e Conservazione" nella home page del portale "Fatture e Corrispettivi" è possibile attivare il servizio gratuito di conservazione a norma delle fatture elettroniche. L'accesso richiede credenziali SPID ("Sistema Pubblico dell'Identità Digitale") oppure una Carta Nazionale dei Servizi (CNS) oppure le credenziali Fisconline/Entratel. Prima di aderire va letta con attenzione la documentazione tecnica: l'utente deve prendere visione del Manuale del servizio di Conservazione (nel quale sono descritte tutte le caratteristiche tecniche del processo di conservazione eseguito sulle fatture) e dell'Accordo di servizio. È inoltre possibile combinare i due canali: è ammesso effettuare la conservazione sostitutiva della stessa fattura con più soggetti contemporaneamente, ad esempio Agenzia delle Entrate ed un'altra società privata che eroga il servizio di conservazione delle e-fatture.

Per quanto tempo vanno conservate le fatture

Il periodo di conservazione dipende dai termini civilistici e fiscali ordinari applicabili alla documentazione contabile: per verificare la scadenza precisa relativa al singolo esercizio è opportuno fare riferimento alle indicazioni dell'Agenzia delle Entrate o al proprio consulente fiscale. Un caso particolare riguarda la chiusura della partita IVA: se un soggetto chiude la partita Iva la conservazione della fattura elettronica è assicurata dall'Agenzia delle Entrate per 15 anni, indipendentemente dalla cessazione dell'attività.

Cosa prevedono le Linee guida AgID

Le regole tecniche di riferimento sono contenute nelle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate dall'AgID e entrate effettivamente in vigore il 1° gennaio 2022, con carattere vincolante e valenza erga omnes. Il testo, aggiornato nel 2021, ha lo scopo di aggiornare le regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate dal DPCM 13 novembre 2014 e dal DPCM 3 dicembre 2013, oggi abrogati. Le Linee guida si applicano innanzitutto alla pubblica amministrazione, ma si applicano anche ai privati, salvo dove diversamente specificato, motivo per cui sono il riferimento tecnico anche per i conservatori privati a cui le imprese si rivolgono.

Informazioni pratiche: l'adesione al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate avviene dall'area riservata del portale "Fatture e Corrispettivi" (sezione "Fatturazione elettronica e Conservazione"). Per i dettagli tecnici e i requisiti di conformità è opportuno consultare il Manuale del servizio pubblicato sul portale e, per approfondimenti normativi, il testo delle Linee guida AgID disponibile sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale.