Documento mancante in ispezione: sanzioni e rimedi

Durante un'ispezione di INL, ASL o INAIL capita spesso che manchi un documento: il DVR non aggiornato dopo una modifica dell'attività, la nomina del RSPP scaduta, un attestato di formazione non rinnovato. La prima domanda di chi riceve la visita è sempre la stessa: si può sistemare subito o la sanzione è già scattata? La risposta dipende dalla norma violata e dal tipo di illecito.

DVR assente, incompleto o non aggiornato

L'articolo 55 del D.Lgs 81/2008 non prevede un'unica sanzione per il DVR: la pena cambia a seconda di cosa manca esattamente nel documento. Gli importi sono quelli rivalutati del 15,9% a decorrere dal 1° luglio 2023, come stabilito dal decreto che ha aggiornato le ammende per le contravvenzioni in materia di igiene, salute e sicurezza sul lavoro e le sanzioni amministrative pecuniarie del D.Lgs 81/08.

Cosa manca	Sanzione	Riferimento
DVR del tutto assente (omessa valutazione dei rischi)	Arresto da tre a sei mesi o ammenda da 3.556,60 a 9.112,57 euro	Art. 55, c. 1, lett. a)
Mancata nomina del RSPP	Arresto da tre a sei mesi o ammenda da 3.556,60 a 9.112,57 euro	Art. 55, c. 1, lett. b)
DVR senza le misure di miglioramento, il programma o le procedure previste, oppure adottato senza le modalità corrette	Ammenda da 2.847,69 a 5.695,36 euro	Art. 55, c. 3
DVR privo di altri elementi previsti dall'art. 28, comma 2	Ammenda da 1.423,83 a 2.847,69 euro	Art. 55, c. 4

Va ricordato che si tratta in larga parte di reati contravvenzionali, non di semplici illeciti amministrativi: la differenza non è di poco conto, perché cambia la procedura con cui l'azienda può ancora rimediare.

Diffida o prescrizione obbligatoria: due strade diverse

Molti confondono i due istituti, ma rispondono a logiche diverse: la prescrizione obbligatoria si presenta quale omologo della nuova diffida: l'una opera nelle ipotesi di illecito amministrativo, ma solo se l'inadempimento è sanabile, l'altra a fronte di violazioni di carattere penale, in ogni caso. Per questo, trattandosi quasi sempre di reati puniti con arresto o ammenda, la stragrande maggioranza delle carenze documentali in materia di sicurezza (DVR, nomine, formazione) rientra nel meccanismo della prescrizione obbligatoria disciplinato dagli artt. 20 e 21 del D.Lgs 758/1994, richiamato per l'attività ispettiva dall'art. 15 del D.Lgs 124/2004.

I tempi per mettersi in regola

Quando l'ispettore accerta una violazione sanabile, non applica subito la sanzione: con riferimento alle leggi in materia di lavoro e legislazione sociale, qualora il personale ispettivo rilevi violazioni di carattere penale, punite con la pena alternativa dell'arresto o dell'ammenda ovvero con la sola ammenda, impartisce al contravventore una apposita prescrizione obbligatoria, fissando un termine per la regolarizzazione. Questo termine, secondo l'art. 20 del D.Lgs 758/1994, è prorogabile a richiesta del contravventore, per la particolare complessità o per l'oggettiva difficoltà dell'adempimento. In nessun caso esso può superare i sei mesi. Tuttavia, quando specifiche circostanze non imputabili al contravventore determinano un ritardo nella regolarizzazione, il termine di sei mesi può essere prorogato per una sola volta per altri sei mesi al massimo.

Trascorso il termine, entro e non oltre sessanta giorni dalla scadenza del termine fissato nella prescrizione, l'organo di vigilanza verifica se la violazione è stata eliminata secondo le modalità indicate. Se l'azienda ha adempiuto, il reato si estingue con il pagamento di una somma amministrativa (pari, per legge, a un quarto del massimo dell'ammenda prevista per quella contravvenzione). Se invece non lo ha fatto, l'organo di vigilanza ne dà comunicazione al pubblico ministero e al contravventore entro 90 giorni dalla scadenza del termine.

Resta comunque l'obbligo di comunicare la notizia di reato

Anche quando viene impartita la prescrizione, l'ispettore non "archivia" la pratica: resta fermo l'obbligo dell'organo di vigilanza di riferire al pubblico ministero la notizia di reato inerente alla contravvenzione ai sensi dell'art. 347 del codice di procedura penale. Il procedimento penale resta però sospeso: l'esercizio dell'azione penale rimane sospeso finché il trasgressore non ha adempiuto alla prescrizione e, di seguito, corrisposto la sanzione amministrativa pecuniaria per la regolarizzazione.

Il caso del "fatto già consumato"

C'è un'eccezione importante: se la violazione riguarda un fatto che non può più essere sanato perché si è già esaurito nel tempo - per esempio un infortunio già avvenuto per mancata formazione, non la semplice mancanza dell'attestato - l'ispettore impartisce comunque la prescrizione ma segnala l'impossibilità di adempimenti sananti, nel caso di reati c.d. a condotta esaurita accertati anche nell'ambito della vigilanza prevenzionistica, vale a dire quei reati in cui l'obbligato non sia più nel potere di far cessare lo stato di antigiuridicità: in questi casi la regolarizzazione del documento non estingue comunque il reato già consumato.

Cosa fare quando manca un documento

In pratica, per il datore di lavoro conviene: farsi indicare per iscritto, nel verbale, quale articolo è contestato e quale documento manca; verificare se la prescrizione prevede un termine (va rispettato, con eventuale richiesta motivata di proroga prima della scadenza); conservare la prova della data in cui il documento viene infine prodotto, perché sarà quella verificata dall'ispettore nei 60 giorni successivi. Rivolgersi subito al consulente del lavoro o all'RSPP che segue l'azienda per capire se la mancanza riguarda un elemento sanabile o un fatto già avvenuto fa la differenza tra pagare una somma ridotta o affrontare un procedimento penale.