ISO 9001 in una PMI: come si ottiene, quanto costa, quanto dura

La certificazione UNI EN ISO 9001 resta lo standard di riferimento più diffuso per i sistemi di gestione della qualità, applicabile - come specifica la norma stessa - a qualsiasi organizzazione che debba dimostrare la capacità di fornire con regolarità prodotti o servizi conformi ai requisiti del cliente e a quelli cogenti applicabili. Per una piccola o media impresa la domanda pratica è spesso duplice: conviene certificarsi, e con quali tempi e costi?

A chi serve la certificazione

La norma non è vincolante per legge, ma diventa spesso un requisito di fatto quando l'azienda partecipa a bandi di gara pubblici o lavora come fornitore di aziende più strutturate: come segnalano diversi consulenti di settore, la certificazione UNI ISO 9001:2015 è frequentemente richiesta come requisito minimo per i fornitori nei bandi di gara pubblici. Al di là degli obblighi contrattuali, il sistema di gestione qualità aiuta a formalizzare processi, responsabilità e controlli interni.

Le fasi dell'iter di certificazione

Il percorso segue in genere questi passaggi:

• gap analysis: verifica dello scostamento tra l'organizzazione attuale e i requisiti della norma;
• implementazione: stesura della documentazione (procedure, manuale qualità se previsto, registrazioni) e applicazione operativa;
• audit di certificazione, condotto dall'organismo di certificazione scelto in due fasi (Stage 1 e Stage 2), al termine del quale, se l'esito è positivo, viene deliberato il rilascio del certificato;
• sorveglianza annuale: verifiche periodiche per controllare il mantenimento del sistema;
• rinnovo triennale: il certificato ha validità di tre anni, al termine dei quali è necessario un nuovo audit completo di rinnovo, come confermano le condizioni generali pubblicate dagli organismi di certificazione accreditati.

Il ruolo di Accredia

In Italia l'accreditamento degli organismi di certificazione è affidato ad Accredia, unico ente designato secondo il Regolamento europeo 765/2008. Prima di scegliere un organismo di certificazione è opportuno verificare che sia accreditato Accredia per lo specifico settore IAF di attività dell'impresa: la banca dati pubblica di Accredia consente di controllare validità e scopo delle certificazioni rilasciate. Grazie agli accordi di mutuo riconoscimento (EA e IAF), un certificato ISO 9001 rilasciato da un organismo accreditato Accredia ha lo stesso valore di uno rilasciato da un organismo accreditato da un ente omologo di un altro Paese europeo.

Costi indicativi

I costi per una PMI dipendono da numero di dipendenti, complessità dei processi e settore IAF, e comprendono due voci distinte: le giornate di audit dell'organismo di certificazione (audit iniziale più sorveglianze annuali) e, se necessaria, la consulenza esterna per l'implementazione del sistema. Poiché gli importi variano sensibilmente da caso a caso, è opportuno richiedere preventivi dettagliati a più organismi accreditati, specificando settore IAF, numero di sedi e di addetti coinvolti nel sistema di gestione.

Documenti da preparare

In vista dell'audit iniziale l'impresa deve avere pronti, tra gli altri: la politica per la qualità, la mappatura dei processi, le procedure operative richieste dalla norma, le registrazioni di controlli e non conformità, il piano di audit interni e il riesame della direzione.

Certificazione o solo adozione del sistema

Un'impresa può adottare volontariamente i principi della ISO 9001 senza sottoporsi ad alcun audit esterno: in questo caso non può usare il marchio di certificazione né dimostrarlo a terzi in modo verificabile. La certificazione vera e propria richiede invece l'intervento di un organismo indipendente accreditato, che valuta la conformità con un audit di terza parte e rilascia un certificato soggetto a sorveglianza e rinnovo periodici.

Per verificare l'elenco aggiornato degli organismi accreditati e lo scopo dei singoli accreditamenti, il riferimento resta il sito ufficiale di Accredia (accredia.it).