Firma digitale o elettronica: quale usare in azienda

Chi deve far firmare un contratto, una fattura o un bilancio a distanza si trova spesso davanti a termini che sembrano intercambiabili ma non lo sono: firma elettronica semplice, avanzata, qualificata, digitale, e la dicitura commerciale "firma elettronica certificata". La differenza non è terminologica: cambia il valore legale del documento e, in caso di contestazione, chi deve dimostrare che cosa in giudizio.

Il quadro normativo è duplice: il Regolamento eIDAS 910/2014, valido in tutta l'Unione europea, e il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005), che in Italia aggiunge la categoria specifica della firma digitale. Secondo il sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID), in Italia "firma elettronica qualificata" e "firma digitale" sono sostanzialmente sinonimi.

Le quattro tipologie e i loro requisiti

Il Regolamento eIDAS, richiamato da AgID, disciplina tre tipologie di firme elettroniche: Firma Elettronica, Firma Elettronica Avanzata (FEA) e Firma Elettronica Qualificata (FEQ). La FEA deve soddisfare requisiti precisi: secondo AgID è "connessa unicamente al firmatario", "idonea a identificare il firmatario", creata con mezzi che il firmatario può utilizzare "sotto il proprio esclusivo controllo" e collegata ai dati sottoscritti in modo da rilevare ogni modifica successiva. La FEQ aggiunge due condizioni: deve essere creata su un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica ed essere basata su un certificato elettronico qualificato.

La firma digitale, invece, non è una categoria eIDAS ma una previsione specifica del CAD italiano: è una speciale tipologia di Firma Elettronica Qualificata, esclusiva dell'Italia e tradotta in legge dal Decreto Legislativo n. 82 del 7 marzo 2005. Tecnicamente si basa su una coppia di chiavi crittografiche di tipo asimmetrico (una pubblica e l'altra privata, sotto il controllo esclusivo del sottoscrittore).

Valore legale, costi e uso tipico: la tabella di confronto

Tipologia	Valore legale	Costo indicativo di mercato	Uso tipico in azienda	Riferimento normativo
Firma elettronica semplice	Efficacia probatoria liberamente valutabile dal giudice (es. firma su tablet, click "accetto")	Spesso gratuita o inclusa in software gestionali	Conferme d'ordine informali, moduli interni a basso rischio	eIDAS art. 25; CAD art. 20, comma 1
Firma elettronica avanzata (FEA)	Soddisfa la forma scritta, efficacia ex art. 2702 c.c., ma senza presunzione di riconducibilità al titolare	Variabile per sessione/anno, legato al fornitore e ai volumi	Contratti di lavoro, documenti societari con identificazione del firmatario (es. SPID)	eIDAS art. 26; CAD art. 20, comma 1-bis
Firma elettronica qualificata (FEQ)	Effetto giuridico equivalente alla firma autografa, presunzione di riconducibilità salvo prova contraria	Kit con smart card/token o abbonamento a firma remota, a canone annuale	Contratti, atti per cui la legge richiede forma vincolata, documenti verso terzi estranei al fornitore	eIDAS art. 3 n. 12 e art. 25; CAD art. 24
Firma digitale	Equivalente alla FEQ (è una sua sottocategoria italiana); stessa efficacia probatoria	Analogo alla FEQ: kit annuale con dispositivo o firma remota	Fatture elettroniche, bilanci, atti notarili, deposito documenti in Camera di Commercio	CAD art. 24; art. 1350 c.c. per gli atti a forma vincolata

Sui costi, la fonte non riporta listini aggiornati dei singoli fornitori: chi deve acquistare un kit di firma digitale o un abbonamento FEA/FEQ verifica il prezzo corrente direttamente sul sito del prestatore di servizi fiduciari scelto (Aruba, Namirial, InfoCert e altri accreditati AgID), perché le tariffe commerciali cambiano senza preavviso in base a promozioni e piani.

"Firma elettronica certificata": un termine commerciale, non giuridico

Chi cerca "firma elettronica certificata" non troverà questa espressione né nel CAD né nel Regolamento eIDAS: non è una categoria prevista dalla legge, ma un'etichetta usata da alcuni fornitori per indicare, a seconda dei casi, una FEA o una FEQ con l'intervento di un certificatore. Prima di firmare un contratto di fornitura che usa questa dicitura, conviene chiedere espressamente al fornitore a quale delle categorie previste da eIDAS e dal CAD corrisponde il servizio offerto, perché da questo dipende il valore legale del documento sottoscritto.

Quando la legge impone una firma rafforzata

Per alcuni atti la forma vincolata è obbligatoria a pena di nullità. Il Codice civile, richiamato dal CAD, stabilisce che gli atti di cui all'articolo 1350, primo comma, n. 13, del codice civile redatti su documento informatico o formati attraverso procedimenti informatici sono sottoscritti, a pena di nullità, con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale. In questi casi la firma semplice non basta, qualunque sia l'importo o l'urgenza dell'operazione.

Per la generalità dei contratti di lavoro, delle fatture elettroniche e dei bilanci, la scelta pratica per una PMI è tra FEA (quando basta l'identificazione del firmatario tramite SPID o analoghi) e FEQ/firma digitale (quando serve la piena equivalenza con la firma autografa, come per il deposito di bilanci in Camera di Commercio o per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione). In caso di dubbio su quale livello sia richiesto per un singolo adempimento, conviene chiedere conferma al proprio consulente del lavoro o commercialista, oppure al prestatore di servizi fiduciari qualificato presso cui si acquista la firma.