Fattura scartata dallo SdI dopo la data di emissione: come correggerla senza sanzioni

Chi gestisce la fatturazione elettronica prima o poi si trova davanti a una notifica di scarto arrivata a ridosso della scadenza dei 12 giorni previsti per l'emissione della fattura immediata. È il momento in cui scatta il dubbio più frequente in ufficio amministrativo: se il file corretto viene rinviato dopo il dodicesimo giorno, si rischia la sanzione per tardiva fatturazione?

Cosa significa "scartata" e perché non è come "non recapitata"

Va distinta subito la fattura scartata da quella non recapitata. Nel primo caso il Sistema di Interscambio non supera i controlli formali sul file XML e il documento, per l'Agenzia delle Entrate, si considera come non emesso, come chiarito dall'Agenzia in una risposta ripresa da Il Sole 24 Ore: nel caso in cui la fattura elettronica non superi i controlli eseguiti dal SdI, la fattura è scartata e si considera «non emessa». Diverso è il caso della mancata consegna: qui il file ha superato i controlli e si considera comunque emesso, ma il SdI non riesce a recapitarlo al destinatario, che va avvisato con altri mezzi.

La regola dei 5 giorni per il reinvio

Per lo scarto, l'Agenzia delle Entrate ha applicato per analogia il principio già in uso per dichiarazioni e comunicazioni telematiche: fermo restando che la data di trasmissione della fattura elettronica al SdI è nota e mutuando le consolidate regole previste per le dichiarazioni e le comunicazioni all'agenzia delle Entrate, l'emittente avrà cinque giorni di tempo per trasmettere al SdI la fattura elettronica corretta senza incorrere nella violazione delle disposizioni dell'articolo 6 del Dpr 633/72. Lo stesso principio, per le dichiarazioni fiscali, trova base nell'art. 3, comma 8, del DPR 322/1998, richiamato in dottrina come riferimento generale per la tempestività degli invii telematici corretti entro 5 giorni dallo scarto.

Il punto operativo è proprio questo: i 5 giorni decorrono dalla data della notifica di scarto, non dalla data di emissione originaria. Se lo scarto arriva al dodicesimo giorno (o oltre), il contribuente ha comunque 5 giorni da quel momento per correggere e reinviare, senza che l'operazione sia considerata tardiva.

Come compilare il nuovo file

La Circolare n. 13/E del 2 luglio 2018 dell'Agenzia delle Entrate indica come modalità preferibile la riemissione della fattura corretta mantenendo lo stesso numero e la stessa data di documento dell'originale scartato, da inviare al SdI entro 5 giorni dalla notifica di scarto. Solo se questa strada non è praticabile si può ricorrere a una nuova numerazione e data coerente con i documenti successivi, citando nel file la circolare stessa a supporto della scelta.

Esempio pratico

Operazione effettuata il 1° del mese, fattura emessa e trasmessa il 12 (ultimo giorno utile dei 12 giorni). Il SdI scarta il file il 13 per un errore formale. Il contribuente ha tempo fino al 18 (5 giorni dalla notifica di scarto) per correggere l'errore e reinviare con lo stesso numero e data del 1°: l'emissione resta tempestiva. Superato quel termine, l'invio si considera tardivo e si valuta il ravvedimento operoso ai sensi dell'art. 13 del D.Lgs. 472/1997.

Prima di applicare questa regola a casi concreti, è opportuno verificare la notifica di scarto ricevuta dal proprio canale di trasmissione e, nei casi dubbi, confrontarsi con il proprio consulente fiscale.