Fattura PA scartata: codici errore, CIG/CUP, split payment

Chi emette fatture elettroniche verso enti pubblici sa che il canale SdI-PA ha regole più stringenti rispetto al B2B tra privati. Gli errori di compilazione sono frequenti e portano a scarti che, se non gestiti nei tempi corretti, generano ritardi nei pagamenti e, in alcuni casi, sanzioni per emissione tardiva.

Il Codice Univoco Ufficio: la prima causa di scarto

A differenza del B2B, dove il Codice Destinatario SDI ha 7 caratteri, per la PA serve il Codice Univoco Ufficio (CUU), alfanumerico di 6 caratteri, reperibile sul portale IndicePA gestito da AgID. Come indicato dalle FAQ ufficiali di FatturaPA, un codice destinatario non valido o non attivo genera gli scarti con codice errore 00311 ("il Codice Destinatario inserito non è valido") o 00312 ("il Codice Destinatario non è attivo"). Se l'ente ha un ufficio centrale censito ma anche un ufficio ordinario con fatturazione attiva, lo SdI scarta con il codice 00398 indicando l'ufficio corretto da utilizzare.

Quando l'ente non ha definito codici specifici per i propri uffici, in alternativa al codice centrale è previsto l'utilizzo del codice 999999 nei casi in cui manchi il corretto codice univoco ufficio della PA.

CIG e CUP: obbligatori per tracciabilità dei flussi

Il Codice Identificativo Gara (CIG) e il Codice Unico di Progetto (CUP) vanno inseriti, quando richiesti dalla stazione appaltante, nei blocchi DatiOrdineAcquisto o DatiContratto del tracciato XML. La loro assenza, quando previsti dalla normativa sulla tracciabilità dei flussi finanziari (legge 136/2010), è tra le cause più comuni di rifiuto da parte dell'ente anche dopo che la fattura ha superato i controlli tecnici dello SdI.

Split payment: attenzione all'incompatibilità con il reverse charge

Per le fatture in scissione dei pagamenti va valorizzato il campo EsigibilitaIVA con il codice "S", mantenendo l'IVA esposta in fattura secondo l'aliquota ordinaria. Un errore frequente è la compilazione contestuale del campo Natura con un codice N6 (reverse charge): se l'esigibilità IVA è "S" la natura non può essere N6, pena lo scarto con codice 00420, poiché "se l'esigibilità IVA è uguale a S (split payment o scissione pagamenti) la natura non può essere N6 (reverse charge)".

Tempi di correzione: diversi da scarto a rifiuto

È importante distinguere due situazioni che richiedono adempimenti diversi.

Scarto da parte dello SdI (errore tecnico sul file): il Sistema di Interscambio recapita entro 5 giorni una ricevuta di scarto e la fattura si considera non emessa. Il fornitore deve reinviare tramite SdI entro cinque giorni dalla notifica di scarto, con la stessa data e lo stesso numero del documento originario, senza applicazione di sanzioni.

Rifiuto da parte della PA (dopo l'accettazione tecnica dello SdI): l'amministrazione ha un termine diverso. Entro 15 giorni dalla data riportata nella ricevuta di consegna, il soggetto ricevente può inviare al committente una notifica di accettazione o rifiuto. Se non arriva alcuna risposta entro quel termine, il SdI inoltra una notifica di decorrenza dei termini, segnalando che la gestione della fattura si considera comunque conclusa.

Cosa fare in caso di rifiuto della PA

Se la PA rifiuta la fattura dopo l'accettazione dello SdI, occorre verificare la motivazione indicata nella notifica di esito committente. In base alla fondatezza del rilievo, la soluzione operativa è correggere ed emettere nuovamente il documento, eventualmente preceduto da nota di credito se la fattura era già stata registrata contabilmente. Non essendoci per il rifiuto PA un termine perentorio di riemissione come i 5 giorni previsti per lo scarto tecnico, conviene comunque agire tempestivamente per non ritardare i tempi di pagamento dell'ente, che normalmente decorrono dall'accettazione definitiva del documento.

Per la verifica dei codici ufficio aggiornati si rimanda al portale IndicePA (indicepa.gov.it); per l'elenco completo dei codici di scarto, alla sezione FAQ del sito FatturaPA gestito da SOGEI e AgID.