Libro Unico del Lavoro: obbligo, contenuto e sanzioni per le imprese

Il Libro Unico del Lavoro (LUL) è il documento che ha sostituito dal 2008 il libro paga e il libro matricola, ed è tuttora l'adempimento formale centrale nella gestione dei rapporti di lavoro per qualunque datore di lavoro privato. La disciplina è contenuta nell'art. 39 del D.L. 25 giugno 2008, n. 112, convertito con modificazioni dalla L. 6 agosto 2008, n. 133. Per un ufficio del personale o un consulente del lavoro, conoscere con precisione contenuto, termini e sanzioni del LUL significa evitare contestazioni che, sommate su più mensilità, possono pesare parecchio sul bilancio aziendale.

Chi è obbligato a tenerlo

Il datore di lavoro privato, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico, deve istituire e tenere il libro unico del lavoro nel quale sono iscritti tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo. Rientrano quindi nell'obbligo tutte le PMI, gli studi professionali e le associazioni che impiegano personale, qualunque sia la forma contrattuale utilizzata, con la sola eccezione dei rapporti di lavoro domestico.

Cosa deve contenere

Per ciascun lavoratore devono essere indicati il nome e cognome, il codice fiscale e, ove ricorrano, la qualifica e il livello, la retribuzione base, l'anzianità di servizio, nonché le relative posizioni assicurative.

Oltre ai dati anagrafici e retributivi, nel libro unico del lavoro deve essere effettuata ogni annotazione relativa a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, compresi le somme a titolo di rimborso spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni fiscali, i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali, mentre le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere indicate specificatamente.

Il LUL deve inoltre contenere un calendario delle presenze: deve altresì contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, nonché l'indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi, mentre nella ipotesi in cui al lavoratore venga corrisposta una retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi superiori è annotata solo la giornata di presenza al lavoro.

Il prospetto paga consegnato al lavoratore può coincidere con le scritturazioni del LUL: può essere adempiuto con la consegna al lavoratore di una copia delle scritturazioni effettuate nel Libro Unico del Lavoro.

Tenuta informatica e conservazione

La tenuta del LUL può avvenire su supporti informatici, nel rispetto delle modalità stabilite dal decreto del Ministero del Lavoro attuativo della norma. Il documento, insieme ai preesistenti libri obbligatori, va conservato per cinque anni dalla data dell'ultima registrazione, come stabilito dal D.M. 9 luglio 2008.

Termine di aggiornamento mensile

Secondo quanto riportato dagli operatori del settore, il LUL va aggiornato entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento: superato tale termine senza compilazione, scatta la sanzione per ritardata registrazione. Prima di applicare questo termine a un caso concreto, è comunque opportuno verificarlo sul testo consolidato dell'art. 39 D.L. 112/2008 pubblicato su Normattiva, perché la norma è stata più volte modificata dal 2008 a oggi.

Le sanzioni amministrative

L'art. 39 del D.L. 112/2008 prevede un sistema sanzionatorio differenziato a seconda del tipo di violazione:

Il regime delle sanzioni esordisce con quanto sancito dal comma 6 dell'articolo 39 del Decreto Legge n. 112/2008 il quale dispone che la violazione dell'obbligo di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro di cui al comma 1 è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 500 a 2.500 euro. Il mancato rispetto dell'obbligo di istituzione del Libro Unico del Lavoro è punito con la sanzione pecuniaria amministrativa che va da un minimo di 500,00 Euro ad un massimo di 2.500,00 Euro ed è una violazione diffidabile; l'omessa esibizione del Libro Unico del Lavoro agli organi di vigilanza è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa che va da un minimo di 200,00 Euro ad un massimo di 2.000,00 Euro, violazione non diffidabile, e nel caso di recidiva la sanzione va da un minimo di 500,00 Euro ad un massimo di 3.000,00 Euro.

Un caso particolare: violazioni protratte su più mensilità

Quando l'omessa o infedele registrazione si protrae per più mesi, non si applica un'unica sanzione forfettaria: nel caso di omessa o infedele registrazione dei dati, protratta per diverse mensilità, si applicheranno tante sanzioni quante sono le mensilità, e se il LUL non viene compilato entro il 16 del mese successivo a quello di riferimento si incorrerà in una sanzione che va dai 100 ai 600 euro se la pena riguarda meno di dieci lavoratori, altrimenti si va dai 150 ai 1500 euro. Per un'azienda con più dipendenti e un ritardo accumulato su diversi mesi, l'importo complessivo può quindi crescere rapidamente.

A chi rivolgersi

Le sanzioni sono accertate dagli organi di vigilanza competenti in materia di lavoro e previdenza, in primis l'Ispettorato Nazionale del Lavoro. Per la corretta tenuta del LUL, le PMI prive di struttura interna dedicata si affidano di norma al consulente del lavoro, che gestisce anche l'eventuale procedura di diffida prevista per le violazioni diffidabili, con possibilità di ridurre l'importo pagando entro i termini assegnati.