Domicilio digitale e PEC dell'impresa: obbligo, sanzioni e come si aggiorna in visura

Ogni impresa iscritta al Registro delle Imprese, individuale o societaria, deve avere una PEC valida e attiva, iscritta come domicilio digitale ufficiale. Non è un adempimento nuovo, ma resta uno dei più trascurati: molte caselle scadono, vengono disattivate dal gestore per mancato rinnovo o si riempiono senza che il titolare se ne accorga, con il rischio di perdere comunicazioni importanti dalla Pubblica Amministrazione e di incorrere in sanzioni.

Chi deve comunicarlo

L'iscrizione dell'indirizzo PEC e le sue successive eventuali variazioni sono completamente gratuite, esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria. L'obbligo riguarda le società fin dal 2008 e le imprese individuali dal 2013, come ricordano diverse Camere di commercio. Una novità recente riguarda le persone fisiche che ricoprono cariche sociali: dal 1° gennaio 2025 l'obbligo di eleggere e comunicare il proprio domicilio digitale si estende anche agli amministratori di imprese costituite in forma societaria, come previsto dalla Legge 30 dicembre 2024, n. 207.

Come si aggiorna alla Camera di commercio

La comunicazione o la variazione della PEC al Registro Imprese avviene tramite Comunicazione Unica, con firma digitale. Come indicano diverse guide camerali, occorre compilare il Modello Base S2, riquadro 5, con il solo indirizzo PEC; il sistema effettua i controlli automatici e genera la pratica con i dati recuperati dal Registro Imprese. La pratica può essere predisposta autonomamente tramite i portali ComunicaStarweb o Comunica Fedra, oppure affidata al proprio consulente o al gestore PEC, che comunque richiede la firma digitale del legale rappresentante.

Cosa rischia chi ha una PEC scaduta o piena

Le Camere di commercio verificano periodicamente la validità delle PEC iscritte. In caso di omessa comunicazione o di indirizzo non funzionante, scattano due conseguenze parallele: una sanzione amministrativa e l'assegnazione d'ufficio di un nuovo domicilio digitale. Secondo quanto riportano le Camere di commercio, la sanzione è prevista dall'art. 2630 del codice civile, in misura raddoppiata, per le società (da 206,00 a 2.064,00 euro), e dall'art. 2194 del codice civile, in misura triplicata, per le imprese individuali (da 30,00 a 1.548,00 euro), in base a quanto stabilito dall'art. 37 del D.L. 76/2020. In caso di mancata regolarizzazione, viene attribuito d'ufficio un domicilio digitale così formato: codicefiscaleimpresa@impresa.italia.it, attivo solo in ricezione, accessibile dal rappresentante dell'impresa tramite il cassetto digitale dell'imprenditore. Una PEC attiva solo in ricezione non permette però di inviare comunicazioni ufficiali, quindi è comunque opportuno regolarizzare la propria casella al più presto.

Differenza tra PEC e domicilio digitale in INI-PEC

I due concetti non coincidono. La PEC è lo strumento tecnico per inviare e ricevere messaggi con valore legale; il domicilio digitale è l'indirizzo che risulta iscritto nei registri pubblici ufficiali. Come spiegano le guide di settore, in Italia sono tre gli indici pubblici: INI-PEC, che contiene i domicili delle società presenti nel Registro delle Imprese e dei professionisti iscritti agli albi; IPA, per la Pubblica Amministrazione; INAD, per le persone fisiche e gli altri soggetti non obbligati. In sostanza, avere una casella PEC attiva non basta se questa non risulta correttamente iscritta al Registro Imprese: solo l'iscrizione rende la PEC un domicilio digitale a tutti gli effetti, consultabile da chiunque tramite INI-PEC.

Informazioni pratiche

Per verificare la regolarità della propria posizione si può consultare il portale di Unioncamere dedicato al domicilio digitale, indicato dalle Camere di commercio come riferimento ufficiale, oppure interrogare gratuitamente INI-PEC per controllare l'indirizzo risultante agli atti. Per la comunicazione o la variazione della PEC ci si può rivolgere alla propria Camera di commercio territorialmente competente o al consulente di fiducia (commercialista o professionista abilitato).