Audit di rinnovo ISO 9001 e 14001: come si svolge e cosa chiede l'auditor

Chi ha una certificazione ISO 9001 o 14001 in scadenza triennale deve affrontare l'audit di rinnovo: una verifica più ampia rispetto alla sorveglianza annuale, che decide se il certificato viene confermato per un nuovo ciclo. La norma di riferimento per gli organismi di certificazione è la UNI CEI EN ISO/IEC 17021-1, mentre i tempi della visita si calcolano con il documento IAF MD 5.

Sorveglianza e rinnovo: cosa cambia

Secondo lo schema previsto dalla norma, dopo l'audit iniziale a due fasi (stage 1 e stage 2) seguono gli audit di sorveglianza, con frequenza annuale, e l'audit di rinnovo della certificazione entro tre anni dalla precedente decisione di concessione o di rinnovo. In pratica, come descritto in un seminario tecnico sulla norma, il programma di audit per la certificazione iniziale comprende un audit iniziale a due fasi, audit di sorveglianza nel primo e secondo anno a seguito della decisione di certificazione, e un audit di rinnovo al terzo anno, prima della scadenza della certificazione. La sorveglianza controlla il mantenimento del sistema su alcuni processi campione; il rinnovo riguarda l'intero sistema di gestione e prepara un nuovo ciclo triennale.

Cosa guarda l'auditor in sede di rinnovo

L'audit di rinnovo non riparte da zero: l'auditor concentra l'attenzione sui punti critici emersi nel ciclo precedente. Diversi regolamenti di organismi accreditati indicano tra gli elementi da esaminare gli audit interni e i riesami da parte della direzione, oltre a un riesame delle azioni intraprese a seguito delle non conformità identificate durante il precedente ciclo. In sede di rinnovo va inoltre tenuto conto dell'esito del riesame delle prestazioni del sistema di gestione, oltre a eventuali reclami, modifiche organizzative o normative intervenute nel triennio.

I documenti da tenere pronti, quindi, sono tipicamente: verbali del riesame della direzione degli ultimi tre anni, registrazioni degli audit interni, piani e chiusure delle non conformità (proprie ed emerse nei precedenti audit esterni), indicatori di processo, aggiornamenti su modifiche di scopo, sede o organico.

Quanto dura la visita

La durata dell'audit si misura in giorni/uomo, con un giorno di audit pari a 8 ore. Per il sistema di gestione qualità, l'Allegato A del documento IAF MD 5 si basa esclusivamente sul numero effettivo di personale coinvolto, senza fissare una durata massima o minima: più addetti rientrano nello scopo della certificazione, più giorni/uomo sono previsti. Gli organismi di certificazione utilizzano le stesse tabelle come punto di partenza anche per calcolare le visite di sorveglianza e di rinnovo, con criteri che possono variare da un organismo all'altro; una prassi diffusa tra gli enti accreditati è che la durata dell'audit di sorveglianza e dell'audit di rinnovo non sia inferiore a 1 giorno.

Informazioni pratiche

Il numero esatto di giorni/uomo previsti per il proprio audit di rinnovo va richiesto al proprio organismo di certificazione insieme al piano di audit, che deve indicare date, auditor, processi e sedi coinvolte. Per approfondire i criteri generali si può consultare il sito di Accredia (www.accredia.it) e, per il testo della norma, la UNI CEI EN ISO/IEC 17021-1 disponibile tramite UNI. In caso di non conformità rilevate durante il rinnovo, i tempi e le modalità di chiusura sono stabiliti dal regolamento del proprio organismo di certificazione.